Dal Lead al Contratto in 20 Minuti: Come abbiamo automatizzato i preventivi complessi
Per un’agenzia tech come Zenisbit, la qualità del preventivo è il primo biglietto da visita. Tuttavia, creare proposte dettagliate richiedeva ore di lavoro manuale. Abbiamo costruito un "Proposal Generator" interno che trasforma la registrazione di una call in un contratto PDF pronto per la firma, riducendo il tempo di stesura del 90% e aumentando il tasso di chiusura del 17%.
01. La Situazione Iniziale
Zenisbit si trovava di fronte a un classico problema di scalabilità nelle società di servizi (Service Business). Pur avendo un output tecnico di altissimo livello, il processo commerciale era un enorme "time sink".
Dopo ogni call di vendita, il team doveva dedicare oltre 4 ore per redigere preventivi complessi, personalizzati e approfonditi. Il dilemma era paralizzante:
- Mantenere la qualità altaSignificava investire mezza giornata di lavoro, col rischio che il cliente non acquistasse (spreco di risorse).
- Abbassare la qualitàUsare template generici avrebbe danneggiato la percezione del brand e ridotto il valore percepito.
Serviva una soluzione per mantenere l'eccellenza visiva e tecnica dei documenti, ma riducendo drasticamente il tempo umano necessario alla creazione.
02. La Soluzione
Non ci siamo limitati a "velocizzare la scrittura", abbiamo creato un sistema che ascolta e compila. La soluzione combina l'analisi semantica dell'AI con l'automazione documentale di PandaDoc.
Il workflow, sviluppato interamente in-house, funziona così:
Ingestione Intelligente & Analisi
Il sistema scarica automaticamente la registrazione e la trascrizione della call appena conclusa. Un modulo AI personalizzato analizza il testo per estrarre i pain points del cliente, le specifiche tecniche richieste e il tono di voce.
Il "Tocco Umano" Minimale
Per garantire precisione sui costi, l'operatore compila solo un micro-questionario di 2-3 domande (es. complessità del progetto, budget stimato). Questi dati, uniti all'analisi della call, vengono processati dall'AI per strutturare l'offerta commerciale.
Generazione & Draft
L'AI compila i campi specifici all'interno di un template PandaDoc altamente curato graficamente. Il sistema non genera solo il PDF, ma include già la struttura dei costi dettagliata, i blocchi per la firma digitale, il link per l'acconto e una bozza di email di accompagnamento. Tutto ciò che resta da fare è una rapida revisione.
03. I Risultati
L'implementazione del Proposal Generator ha trasformato il reparto commerciale di Zenisbit sotto due aspetti fondamentali: efficienza e conversione.
Risultati tangibili:
Inviare un preventivo completo, dettagliato e firmabile 20 minuti dopo la call — quando il cliente è ancora "caldo" — trasmette un senso di competenza e organizzazione estrema. La velocità è diventata un fattore di fiducia decisivo.
Key Takeaway
"Nel B2B, la velocità è una forma di qualità. Far aspettare un cliente 3 giorni per un preventivo raffredda l'entusiasmo e lascia spazio ai competitor."
Arrivare nella sua inbox 20 minuti dopo la call con una soluzione completa, un contratto firmabile e un metodo di pagamento attivo non è solo 'comodo', è una dimostrazione di forza tecnica. Se il tuo processo di vendita è lento e manuale, stai dicendo al cliente che anche il tuo servizio sarà lento e manuale.